Как составить график выходов для персонала и избежать простоев

Стабильная работа компании напрямую зависит от того, насколько четко и продуманно составлен график смен персонала. Он определяет, кто и когда выходит на работу, обеспечивает непрерывность процессов, влияет на затраты и качество выполнения задач.

Когда планирование смен персонала организовано грамотно, бизнес получает:

• бесперебойное выполнение процессов;

• снижение риска срывов и задержек;

• оптимальное распределение нагрузки;

• предсказуемость для сотрудников, а значит — меньше текучести;

• более точный учет рабочего времени персонала.

В условиях высокой конкуренции за кадры и растущей себестоимости ошибок, качественное составление графика без простоев становится все более острым вопросом.

Виды графиков: сменный, гибкий и скользящий — в чем разница?

При оптимизации графика работы сотрудников важно понимать различия между популярными режимами.

Сменный график работы персонала

При сменном режиме рабочий процесс не останавливается — одна смена передает дела другой. Это основа для производства, логистики, аптек, гостиниц, круглосуточных служб.

Гибкий график

Сотрудник выбирает время начала и конца работы, при сохранении общей нормы часов. Такой формат подходит там, где не требуется строгой преемственности задач.

Скользящий график

Рабочий день начинается в фиксированное время, но выходные могут приходиться на любые дни недели.

Главное отличие сменного графика — отсутствие перерывов между сменами, когда компания не может рисковать простоями технологических процессов.

Какому бизнесу подходит сменный режим

Сменный график особенно актуален для сфер, где сбой в выходе одного сотрудника запускает цепочку задержек:

• круглосуточная медицина, транспортная инфраструктура, аптеки;

• гостиницы, рестораны, развлекательные центры;

• пищевое, химическое, перерабатывающее производство;

• распределительные центры, склады, службы доставки.

Типы сменных графиков: как выбрать оптимальный

Существуют разные структуры сменности, и выбор зависит от специфики операций, нагрузки на персонал и требований безопасности:

• двухсменный график — дневная и ночная смена по 12 часов;

• трехсменный — утро, вечер и ночь по 8 часов;

• четырехсменный — 6-часовые блоки для минимизации усталости;

• суточные графики: «сутки через трое», «два через два», «три через три» и др.

Сменный режим можно установить как на уровне всей компании, так и для отдельных подразделений или групп работников — это удобный инструмент оптимизации графика работы сотрудников.

Требования закона: что важно учитывать

Статья 103 ТК РФ закрепляет требования по сменной работе, включая:

• чередование рабочих и выходных дней;

• длительность смен и точное время ее начала;

• запрет на работу двух смен подряд;

• обязательный межсменный отдых;

• фиксацию утвержденного графика в трудовом договоре или ЛНА.

Перед внедрением сменности важно подготовить график заранее и довести его до сотрудников не позже чем за месяц.

Как составить график смен: пошаговая инструкция

Создание сменного графика — это не просто механическое распределение людей по ячейкам. Это управленческая задача, требующая баланса между бизнес-целями и потребностями сотрудников. Ниже — пошаговый подход к составлению графика смен персонала, который поможет обеспечить стабильность, вовлеченность и минимизацию простоев при сменах.

1. Определите, действительно ли нужен сменный график

Прежде всего, проанализируйте, требует ли ваша деятельность сменности. Если вы работаете в режиме 24/7, у вас непрерывное производство, складская или сервисная деятельность с круглосуточным обслуживанием, — сменный график работы персонала становится необходимостью.

Если же пик нагрузки наблюдается в конкретные дни или часы, можно рассмотреть гибкие модели: вахтовые, скользящие или частичную занятость.

2. Решите, сколько смен потребуется

Выберите режим: двух-, трёх-, четырехсменный график, либо суточные схемы (например, «2 через 2», «сутки через трое»). Это зависит от:

• объёмов работы;

• длительности технологических процессов;

• количества доступного персонала;

• требований к непрерывности обслуживания.

Сюда же включите решение о резерве: важно заранее заложить дополнительный ресурс на случаи болезни, отпуска и форс-мажоров — это основа для предотвращения простоев персонала.

3. Оцените кадровую потребность

На этом этапе определяются:

• сколько сотрудников требуется на каждую смену;

• какие навыки и квалификация необходимы;

• каков реальный доступный фонд рабочего времени.

Также стоит заранее понимать, где возможны «узкие места», и подготовить сценарии оптимизации графика работы сотрудников.

4. Учтите предпочтения и доступность персонала

Сбор информации о предпочтениях сотрудников (время, график, особенности) помогает повысить удовлетворенность и снизить текучесть. Особенно важно учитывать:

• транспортную доступность;

• семейные обстоятельства;

• ограничения по здоровью;

• пожелания по сменности (например, нежелание работать по ночам).

При планировании смен персонала важно проявлять гибкость и уважение к жизни сотрудников — это создает основу для стабильности и вовлеченности.

5. Выберите схему распределения смен

Чаще всего используются:

• фиксированные смены, где каждый сотрудник работает в одной и той же;

• ротационные схемы, в которых смены чередуются;

• гибкие или комбинированные графики, включая суммированный учет времени.

Формат зависит от ритма бизнеса и ресурсов. Важно соблюдать баланс — не перегружать отдельных сотрудников ночными или выходными сменами.

6. Соблюдайте нормы Трудового кодекса

Согласно законодательству:

• между сменами должен быть полноценный отдых;

• нельзя назначать две смены подряд;

• должен быть учет всех перерывов, в том числе обеденных;

• максимум рабочих часов в неделю и месяц — строго регламентирован.

Игнорирование этих правил не только нарушает закон, но и увеличивает риск выгорания и текучести.

7. Утвердите график и доведите до сотрудников

График выхода сотрудников должен быть утверждён официально, доведен до сведения всех работников и зафиксирован в трудовых договорах или правилах внутреннего распорядка.

При изменениях — уведомляйте заранее, с учетом минимальных сроков по закону (не менее чем за месяц, если иное не предусмотрено коллективным договором).

8. Используйте автоматизацию

При большом штате и множестве смен ручное составление графика — источник ошибок и потерь времени. Используйте:

• шаблоны в Excel;

• специализированные программы и HR-сервисы;

• инструменты с функцией учета пожеланий, конфликтов, дублирующих смен.

Автоматизация дает прозрачность, снижает нагрузку на HR и позволяет быстро вносить корректировки.

9. Пересматривайте и анализируйте график регулярно

Составленный график — это не «раз и навсегда». Его нужно периодически пересматривать, оценивая:

• переработки и незакрытые смены;

• удовлетворенность персонала;

• сезонные изменения в нагрузке;

• частоту замен и жалоб.

Не забывайте собирать обратную связь — как от сотрудников, так и от линейных руководителей.

Практические советы: как избежать ошибок при составлении смен

• Формируйте график заранее — минимум за месяц. Это снижает спонтанность и помогает сотрудникам планировать свою жизнь.

• Соблюдайте справедливость — не нагружайте одних и тех же людей ночами, выходными, пиковыми сменами.

• Поддерживайте прозрачность — сотрудники должны понимать, как рассчитывается их рабочее время, и видеть смены заранее.

• Оставьте место для гибкости — возможность менять смены по договоренности, «подстраховать» коллегу, просить свободные дни.

Такой подход делает составление графика смен персонала более человечным и управляемым — это путь к устойчивости и снижению текучести.

Итог: грамотное планирование смен уменьшает издержки и укрепляет процессы

Эффективный график смен — это не просто таблица, а важная часть операционной стратегии. Он влияет на ритм бизнеса, мотивацию сотрудников, качество процессов и финансовый результат.

Компании, которые системно подходят к минимизации простоев при сменах, получают устойчивое преимущество.

Нужен график, который действительно работает? Обратитесь в ruqi.ru

Ruqi помогает компаниям создавать стабильные сменные модели и обеспечивает полный цикл работы с линейным персоналом: от подбора и оформления до учета смен и аналитики.

Почему нам доверяют:

• 16 000 исполнителей в базе — персонал под любые графики и загрузки;

• 12 лет работы, глубокая экспертиза в операционных процессах;

• 90+ постоянных клиентов по всей России;

• собственная IT‑платформа, которая упрощает учёт рабочего времени персонала и управление сменами;

• опыт работы в логистике, на производстве, в ритейле и пищевой промышленности.

С Ruqi вы получите оптимизацию графика работы сотрудников, предотвращение простоев и полную прозрачность сменных процессов.