Что такое ЕГАИС и зачем она нужна

ЕГАИС — это Единая государственная автоматизированная информационная система, созданная для контроля за производством, оборотом и продажей алкогольной продукции в России.

Главная цель ЕГАИС — борьба с незаконной торговлей, подделками и контрафактом. Благодаря этой системе потребители получают гарантию подлинности алкоголя, а добросовестные продавцы — возможность работать честно и открыто.

С 1 января 2016 года работа с ЕГАИС стала обязательной. В 2025 году система продолжает активно использоваться, и все требования закона остаются в силе. Более подробно об учете алкогольной продукции и сдаче отчетности читайте на портале rosalko.biz.

Кто обязан работать через ЕГАИС

К учету в ЕГАИС обязаны подключиться все организации и предприниматели, которые занимаются:

• розничной продажей алкоголя в магазинах;

• реализацией алкоголя в барах, кафе, ресторанах и других заведениях общепита;

• торговлей пивом, сидром, пуаре и медовухой;

• продажей алкоголя на вынос или в розлив.

Исключение сделано только для организаций, работающих исключительно в безалкогольной сфере. Даже если в заведении продается только пиво — подключение к системе обязательно.

Как работает система

ЕГАИС контролирует каждый этап движения алкогольной продукции — от производства до продажи. Работа с системой включает в себя не только приемку и продажу, но и учет остатков и декларирование.

1. Приемка алкоголя от поставщика
Поставщик отправляет электронную накладную (ТТН) через ЕГАИС. Продавец обязан подтвердить поставку — сканируя штрихкоды на бутылках и сверяя количество с электронным документом. Только после этого продукция зачисляется на баланс организации и может продаваться.

2. Учет остатков
Вся алкогольная продукция, принятая через ЕГАИС, числится на балансе организации. Остатки нужно регулярно актуализировать: списывать испорченный товар, проводить возвраты поставщикам и перемещения между складами. В общепите остатки также списываются на приготовление напитков (в баре или кухне).

3. Продажа алкоголя
При реализации крепкого алкоголя (крепче 16,5%) через кассу данные о продаже передаются в ЕГАИС в реальном времени — это называется онлайн-фиксация продаж. Для этого используется УТМ и кассовое ПО с поддержкой ЕГАИС. Для слабоалкогольной продукции (например, пива) такой фиксации не требуется, но закупки и остатки все равно должны быть отражены в системе.

4. Работа заведений общепита
Кафе, бары и рестораны обязаны фиксировать закупку алкоголя в ЕГАИС. Продажи в розлив учитывать в системе не нужно, если продукция потребляется на месте. Однако списание остатков — обязательно, чтобы продукция не числилась нереализованной. Это можно делать вручную или с помощью автоматизированных систем.

5. Декларирование алкогольной продукции
Все юридические лица и ИП, реализующие алкоголь, обязаны подавать декларации о продажах, закупках и остатках алкоголя в Росалкогольрегулирование (ФСРАР). Декларации сдаются ежеквартально, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Например:

• I квартал (январь–март) — до 20 апреля,
  II квартал (апрель–июнь) — до 20 июля, и так далее.

В декларации отражаются:

• все поступления алкогольной продукции;

• продажи (для розничной торговли);

• списания и возвраты;

• остатки на начало и конец квартала.

Даже при работе через ЕГАИС сдача деклараций остается обязательной (кроме организаций, работающих по ЕНВД и патенту, а также некоторых форматов общепита — в зависимости от региона и типа лицензии).

Несвоевременная или некорректная сдача деклараций влечет административную ответственность.

Что нужно для работы с ЕГАИС в 2025 году

Чтобы соответствовать законодательству, розничным продавцам и общепиту необходимо:

• Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для входа в систему и подписания документов;

• Установить УТМ (универсальный транспортный модуль) — программное обеспечение, которое обменивается данными между вашей торговой системой и ЕГАИС;

• Подключить 2D-сканер штрихкодов, способный считывать маркировку на бутылках;

• Использовать совместимую товаро учетную программу, например, СБИС Розница, 1С, Айтида и другие;

• Обеспечить постоянное подключение к интернету на всех торговых точках.

Также важно пройти регистрацию в личном кабинете на портале ФСРАР (Росалкогольрегулирование) и своевременно обновлять УТМ и программное обеспечение.

Частые вопросы

Нужно ли подключаться к ЕГАИС, если продаю только пиво?
Да. Даже пивные магазины обязаны вести учет закупок и остатков через ЕГАИС.

Нужно ли фиксировать каждую продажу в баре?
Нет, если вы не продаете алкоголь на вынос. Общепит списывает товар из остатков, но не обязан передавать каждую продажу в реальном времени.

Можно ли работать без интернета?
Нет. Постоянное соединение с сетью — обязательное условие работы с УТМ и ЕГАИС.

Что будет, если продать бутылку без сканирования?
Если продукция не проведена через систему, это считается нарушением с соответствующим штрафом. Кроме того, покупатель может пожаловаться, и вас проверят.

В заключении

Работа с ЕГАИС — обязательное требование для всех, кто имеет дело с алкоголем. В 2025 году система продолжает строго контролировать рынок, и за любое нарушение грозят серьезные последствия — от штрафов до закрытия бизнеса.

Чтобы не рисковать, важно подключиться к системе, настроить оборудование, использовать проверенные решения и вести учет строго по правилам.