Как происходит электронный документооборот?

Большинство организаций и фирм занимается делопроизводством. Простыми словами это организация документооборота. Сам по себе документооборот представляет процесс создания, приема и передачи определенных документов. Также осуществляется полный контроль за выполнением этих требований. Но что еще важнее осуществление защиты от различных нежелательных доступов, которые могут понести за собой потери.

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс работы с документами только в электронном виде. Т.е. это обмен электронными документами. Электронный документ представляет собой файл, который заверен электронной подписью. Распечатывать его не обязательно, потому что, его юридическая значимость именно в электронном виде. И это для многих фирм является большим преимуществом.

Процесс ЭДО происходит через специальную систему, которая включена в сеть доверия федеральной налоговой системы. Сам процесс очень прост. Организация отправляет документ в электронном виде, и через несколько секунд вторая фирма видит его на своем компьютере. Таким образом, процесс передачи можно сравнить с электронной почтой. Но, в данном случае отправленный документ автоматически проверяется. Осуществляется проверка подлинности электронной подписи согласно требованиям законодательства. Т.к. это официальные документы, которые не могут быть просто отправлены.

Возможны случаи, когда требуется двусторонняя подпись, тогда и получатель обязан предоставить свой вариант электронной подписи.

Процесс внедрения электронного документооборота позволит очень просто, и что еще важнее удобно представлять различные электронные документы по требованию налоговых органов. Это облегчит работу организаций. Т.к. не потребуется распечатывать большое количество документов, благодаря чему можно сократить затраты на чернила для принтеров, саму бумагу, а также возможного сервисного обслуживания техники.

Можно выделить основные преимущества внедрения электронного документооборота. Это уменьшение количества именно бумажных документов. Сократятся затраты на содержание архива. Снизятся расходы на печать и канцтовары, а также сократится рост потерь документов. И не возникнет необходимости снова печатать их и предоставлять заново.

Процесс электронного документооборота поможет существенно снизить потери в работе многих фирм и организаций, и сделать передачу документов намного проще.